El plan de gestión de la oficina de farmacia.

Artículo cedido por El Club de la Farmacia

Para cubrir las necesidades del paciente, la farmacia necesita gestión y organización. Después de tantos años de esperar detrás del mostrador la entrada de un precinto para cortar, hoy se debe salir a la calle, estudiar lo que el cliente necesita y desarrollar una empresa capaz de gestionar esta necesidad.

Ante una situación como la actual, un entorno económico adverso, la crisis económica, la llegada de la competencia a todos los mercados incluso al circuito farmacéutico, es necesario anticiparse a un futuro, a corto plazo, impredecible, pero que sin duda cambiará nuestra situación. La farmacia debe planificar su evolución por medio de prácticas empresariales basadas en el planteamiento de objetivos, desarrollo de estrategias y control de resultados.

Qué es lo que nunca debe hacer el farmacéutico (y desgraciadamente sigue haciendo con demasiada frecuencia):

- Ignorar, el entorno macroeconómico y sectorial

- Asumir las pérdidas que el nuevo entorno impone

- Paliar las pérdidas, reduciendo de gastos, sin reflexionar antes

- No intentar recuperar parte de las pérdidas

Para recuperar las pérdidas hay dos caminos:

a) Reducir de manera inteligente los gastos:

1. Mejora de la gestión de compra (principal problema de la farmacia)
2. Mejora de la rentabilidad del equipo (optimizando su organización, formación y motivación para, de esta manera, llegar a ser más eficaces y eficientes).
3. Análisis del ratio de los gastos (normalmente ya tienen un valor conjunto <6% sobre las ventas). Las posibilidades de su reducción son que disminuya el valor diferencial del negocio.

b) Aumentando las ventas con los clientes actuales o con nuevos clientes:

1. Con los clientes actuales (marketing de salida):

- Venderles más: El personal debe estar formado y entrenado para hacer ventas cruzadas, entendiendo que el cliente no quiere un producto sino una solución a su problema, lo cual requiere una “receta” que incluya consejo y tratamiento integral.

- Que compren más: Con dinamismo promocional: poner en marcha campañas estacionales, promociones, animaciones, charlas informativas y planes de comunicación y merchandising.

- Que vengan más: Por medio de un plan de fidelización, que es mucho más que un plan de descuento ya que contempla el análisis y tratamiento de la base de datos de clientes de manera segmentada.

1. Con nuevos clientes (marketing de entrada):

- Dando más: La farmacia debe ser la primera línea de prevención de la salud. Por tanto, la atención farmacéutica, deshabituación tabáquica, asesoramiento en dietética y nutrición, evaluación del riego cardiovascular, consejo dermocosmético… deben estar presentes.

- Siendo mejor: Especializando la farmacia, sabiendo que no se puede trabajar todo, es preferible ser los mejores en algo (servicios, categoría de dermocosmética, ortopedia…).

- Siendo distintos: Buscando y encontrando un elemento diferenciador que logre una farmacia única. Los valores de ese elemento diferenciador deben potenciar y comunicar el posicionamiento de la farmacia.

Por ello, y como todas las empresas, la oficina de farmacia tiene que tener un PLAN DE GESTIÓN correctamente desarrollado. Este plan sirve para guiar el negocio porque muestra desde los objetivos que se quieren lograr hasta las actividades cotidianas que se desarrollarán para alcanzarlos.

El plan de gestión es una herramienta fundamental para los titulares de las farmacias, sin importar el tamaño de la misma; de hecho, es un elemento necesario para el desarrollo de la misma.

La gestión, así como el trabajo diario en la oficina de farmacia, se basa en la toma de decisiones. El éxito está muy cerca si estas decisiones son las correctas. El plan de gestión da el soporte y la información necesaria para que esta toma de decisiones esté basada en supuestos reales, no en intuiciones. La toma de decisiones basada en la intuición es muy peligrosa.

También es una herramienta poderosa, ya que se tiene toda la información necesaria para evaluar la situación de la farmacia y ejecutar de manera efectiva las tareas y metas programadas. Establece plazos, responsables y un sistema de seguimiento y control para que el titular pueda analizar si las acciones siguen el camino correcto.

Autor: Redacción del Club de la Farmacia.

Referencias: Adaptado de “El plan de gestión de la Oficina de Farmacia”, correspondiente al Capítulo 2 de “De la A a la Z en la gestión de la oficina de farmacia”, manual coescrito y coordinado por Luis de la Fuente, Farmacéutico, Máster por ESIC e IE y Socio Director de Mediformplus S.L., coautorizado en el área fiscal por Juan Antonio Sánchez, Economista, Asesor Fiscal y Socio Coordinador General de ASPIME, S.L.

Artículo original: El plan de gestión de la Oficina de Farmacia